Unkompliziert starten mit DX: Slack-Vorlagen

Hallo, hier ist Hasshi.
Heute habe ich die neu hinzugefügte „Vorlagenfunktion“ in Slack ausprobiert und teile meine Eindrücke sowie einige Ideen zur Nutzung. Bei Slack habe ich bisher vor allem an das Teilen von Nachrichten und Dateien gedacht. Mein erster Eindruck war deshalb ehrlich gesagt: „Vorlagen? Was soll das denn sein?“
Nachdem ich es ausprobiert habe, sehe ich jedoch mehr Potenzial, als ich erwartet hatte. Wenn Sie interessiert sind, lohnt sich ein Blick darauf.

Was sind Slack-Vorlagen?

Die neue Slack-Funktion ist vor Kurzem plötzlich aufgetaucht.
Zunächst fassen wir einmal zusammen, was es mit den „Slack-Vorlagen“ auf sich hat.

Auf der offiziellen Website werden sie als „erste Einrichtung, mit der Canvas, Listen und Workflows in einem Kanal gebündelt werden, um Arbeit effizient voranzubringen“ beschrieben. Das klingt zunächst etwas abstrakt, grob gesagt handelt es sich jedoch um eine Möglichkeit, die Grundstruktur für Projekt- und Aufgabenmanagement einfach anzulegen. Beim Start eines neuen Projekts lassen sich damit etwa benötigte To-do-Listen, Notizen zur Informationsweitergabe und Workflows zur Fortschrittskontrolle auf einmal einrichten.

Für alle, die Kanäle bisher von Grund auf individuell eingerichtet haben, ist das eine deutliche Zeitersparnis.

Meine ehrliche Meinung zur Nutzung von Slack-Vorlagen

Beim ersten Kontakt war ich unsicher, ob sie im Arbeitsalltag wirklich nützlich sind. Sobald ich aber angefangen habe, konnte ich die Vorlagen intuitiv verwenden.
Es gibt viele offizielle Vorlagen, etwa den „Project Starter Kit“ oder den „Feedback Tracker“, die alle auf die Nutzung im Team ausgelegt sind.

Man wählt eine Vorlage aus, passt sie leicht an und kann sie sofort verwenden. Das ist daher ideal, wenn man sie einfach einmal ausprobieren möchte.
Slack ist eigentlich eher ein Kommunikationstool, und dass es nun auch solche Verwaltungsfunktionen integriert, hat mich überrascht.
Ehrlich gesagt überschneiden sich viele Funktionen mit Backlog, Notion und Asana. Da sie aber innerhalb von Slack funktionieren, finde ich sie für Slack-Nutzer sehr praktisch.

Meine persönlichen Empfehlungen

Hier sind die Punkte, die mir bei der Nutzung besonders nützlich erschienen.

Empfehlenswerte Vorteile der verschiedenen Slack-Vorlagenfunktionen

1. Canvas
   ermöglicht es, Projektpläne, Besprechungsprotokolle und wikiartige Informationen direkt in Slack zu organisieren und zu teilen. Die Bearbeitung erfolgt in Echtzeit, sodass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.
2. Listen
   ermöglichen eine einfache Verwaltung des Aufgabenfortschritts. Fälligkeitsdaten und Verantwortliche lassen sich festlegen, weshalb wir sie als To-Do-Liste für Projekte nutzen. Ein großer Vorteil ist, dass alles innerhalb von Slack bleibt.
3. Workflows
   automatisieren wiederkehrende Aufgaben. Für Teams mit vielen Routineaufgaben dürfte sich die Effizienz dadurch deutlich steigern lassen.

Eigene Slack-Vorlagen erstellen

Neben den offiziellen Vorlagen lassen sich auch eigene, individuell angepasste Vorlagen erstellen und speichern.
Wenn Sie für jedes Team passende Vorlagen hinterlegen, genügt bei einem neuen Projekt die Auswahl einer Slack-Vorlage, und die Ersteinrichtung ist abgeschlossen. Mit etwas Übung lassen sich so Arbeitsabläufe spürbar beschleunigen.

Vorteile von Slack-Vorlagen

• Das Problem, dass Nachrichtenfelder durch Kommentare überladen werden und relevante Threads schwer zu finden sind, wird gelöst.
• Projekte lassen sich nach Aufgaben verwalten, sodass der gesamte Fortschritt auf einen Blick erkennbar ist.
• Für Projekte, die nicht so komplex sind, dass ein umfangreiches Verwaltungstool wie Backlog nötig wäre, reicht eine Verwaltung über Listen völlig aus.
• Da sich die verantwortliche Person einfach ändern lässt, gestaltet sich die Verwaltung sehr unkompliziert.

Nachteile der Slack-Vorlage

• Benachrichtigungen werden nur zugestellt, wenn die Liste angesehen wird (der bloße Beitritt zu einem Kanal löst keine Benachrichtigung aus).
• Benachrichtigungen werden leicht übersehen.
• Da Kommentare innerhalb von Threads verwaltet werden, wird der Kanal in der Seitenleiste auch dann nicht hervorgehoben, wenn ein neuer Kommentar eingegangen ist.
• Neue Kommentare innerhalb von Threads werden zwar aktualisiert, der Kanal selbst wird jedoch nicht hervorgehoben, sodass die Gefahr besteht, sie zu übersehen.
• Bei einer größeren Anzahl von Threads können Projekte leicht untergehen und die Übersichtlichkeit kann abnehmen.

Probieren Sie das Urlaubsantragsformular direkt aus!

In diesem Artikel wird gezeigt, wie Sie mit vorgefertigten Vorlagen für Slack einen Urlaubsantrags-Workflow mit der Vorlage „Urlaubsantragsformular“ erstellen.
Vielleicht fragen Sie sich, wie diese Vorlagen funktionieren und wie Sie sie nutzen können.

Keine Sorge, das ist ganz einfach! Ich erkläre Ihnen jeden Schritt genau, also machen wir gemeinsam weiter!

Schritt 1: Vorlage zum Kanal hinzufügen

Beginnen wir damit, eine Vorlage zu einem bestehenden Slack-Kanal hinzuzufügen.
Richten Sie sie einfach mit den folgenden Schritten ein!

1. Kanal öffnen

Öffnen Sie den Kanal. Oben im Bildschirm sehen Sie eine Reihe von Registerkarten. Klicken Sie rechts neben den Registerkarten auf das "+"-Symbol.

2. Vorlage auswählen

Wählen Sie im angezeigten Menü "Vorlage ausprobieren" und klicken Sie auf "Weitere Vorlagen anzeigen". Es öffnet sich ein Modal (Popup-Fenster). Wählen Sie dort "Alle Vorlagen anzeigen" aus. Damit werden alle bisher verborgenen Vorlagen aufgelistet!

3. "Prozess für Urlaubsanträge" auswählen

Wählen Sie in der Liste "Alle Vorlagen anzeigen" aus.

Wählen Sie in der Liste "Prozess für Urlaubsanträge" aus.

Auf der rechten Seite wird eine Demo-Ansicht angezeigt, in der Sie sehen können, welche Inhalte die Vorlage enthält.
Diese Vorlage umfasst die folgenden vier Elemente:

• Canvas: Enthält die Details zu den „Schritten für die Anfrage“

• Liste: Verwalten des Fortschritts im „Urlaubsantrags-Tracker“

• Workflow:
  • „Urlaubsantragsformular“
  • „Benachrichtigung zum Elementstatus“

Eine sehr praktische Kombination aus Canvas, Liste und Workflow!

4. Vorlage zum Kanal hinzufügen

Klicken Sie auf „Weiter“, um zur Bestätigungsansicht zu gelangen. Klicken Sie abschließend auf „Zum Kanal hinzufügen“, um die Vorlage im Kanal zu übernehmen.

Dieser Schritt dauert etwa 30 Sekunden bis 1 Minute.

5. Bestätigungsnachricht zur Hinzufügung prüfen
   

   Sobald die Vorlage zu einem Kanal hinzugefügt wurde, sendet Slack Ihnen eine Nachricht. Klicken Sie auf diesen Link, um fortzufahren!

Schritt 2: Das Urlaubsantragsformular starten

Als Nächstes probieren wir das „Urlaubsantragsformular“ direkt aus! Es gibt zwei Möglichkeiten:

Starten wir diesmal den Workflow über einen Canvas!

1. Workflow im Canvas auswählen

   Klicken Sie im Canvas auf den Workflow „Urlaubsantragsformular“.

2. Kanal auswählen

   Wenn Sie den Workflow starten, wird ein Bildschirm angezeigt, auf dem Sie den Zielkanal auswählen. Wählen Sie hier beispielhaft "pj-slack_template_demo" aus.

3. Antragsinhalt eingeben

   Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie die erforderlichen Angaben eintragen:

   • Art des Antrags (z. B. Urlaub, Krankheit usw.)
   • Start- und Enddatum
   • Name der genehmigenden Person
   • Bemerkungen (bei Bedarf zusätzliche Informationen eintragen)

   Die Dropdown-Menüs zeigen zusätzliche Erläuterungen an, die die Auswahl erleichtern!

4. Formular absenden

   Klicken Sie nach dem Ausfüllen aller Felder auf "Senden". Ihr Urlaubsantrag wird dann an den Genehmigungsprozess weitergeleitet.

Schritt 3: Ablauf des Genehmigungsprozesses

Nach dem Absenden des Formulars wird im Kanal eine Nachricht wie folgt veröffentlicht:

「担当者」さん、こんにちは。
「申請者」さんが新しい休暇の <https://liberogic.slack.com/lists/＊＊＊＊＊/> を提出しました。以下を確認してください。

Klicken Sie auf den Link in dieser Nachricht, um die Anfrage zu genehmigen.

Da alles innerhalb von Slack erledigt wird, müssen Sie nicht extra E-Mails schreiben oder andere Tools verwenden!

Schritt 4: Den Fortschritt in einer Liste verwalten

Eingereichte Einträge werden automatisch in einer Liste gespeichert.
Indem Genehmigende den Status ändern, wird für alle sichtbar, ob ein Eintrag als „genehmigt“ oder „nicht genehmigt“ gilt.

So sieht das gesamte Team auf einen Blick, wer wann Urlaub hat. Das schafft außerdem Anlässe für den Austausch und erleichtert es, die Vertretung während der Abwesenheit zu organisieren!

Fazit: Mit Slack-Vorlagen Arbeitsabläufe effizienter gestalten!

Das vorgestellte „Urlaubsantragsformular“ ist eine leistungsstarke Vorlage, die Canvas, Listen und Workflows kombiniert.
Die Einrichtung ist einfach, und der große Vorteil ist, dass alles innerhalb von Slack abgewickelt wird. Probieren Sie es unbedingt auch in Ihrem Team aus!

Derzeit bietet Slack allerdings keine Archivierungsfunktion für Listen, und der Funktionsumfang ist nicht so groß wie bei Aufgabenverwaltungstools wie Backlog oder Asana. Dennoch empfiehlt es sich, mit kleinen, nützlichen Funktionen wie diesem Urlaubsantragsformular zu beginnen und den Ausbau schrittweise im laufenden Betrieb voranzutreiben.