以 Slack 範本輕鬆展開 DX

大家好，我是 Hashi。
這次我試用了 Slack 新增的「範本功能」，在此分享使用心得和應用點子。說到 Slack，我原本以為它主要是用來分享訊息和檔案的工具，所以老實說，我第一眼看到「範本？那是什麼？」的反應是一頭霧水。
不過實際操作後，我發現它的潛力遠超乎想像，如果您有興趣，歡迎參考看看。

Slack 範本是什麼？

前幾天突然出現的 Slack 新功能。
首先，我們就來整理一下「Slack 範本」到底是什麼。

官方網站上的說明是「將 Canvas、清單和工作流程整合到同一個頻道中，以便有效率地推進工作的初始設定」。光看這段說明可能還不太清楚，簡單來說，它是一種能輕鬆建立專案或任務管理基礎架構的機制。開始新專案時，可以一次完成所需的待辦清單、資訊共享用筆記以及進度管理工作流程等設定，就像是一鍵搞定的概念。

對於過去都是從零開始客製化頻道的人來說，這個功能應該能大幅節省時間。

實際使用 Slack 範本的坦率心得

第一次接觸時，我半信半疑，覺得「用在工作上可能有點勉強？」，但實際開始使用後，發現範本可以很直覺地套用。
官方範本的種類很多，例如「專案入門套件」和「回饋追蹤器」等，都是以團隊協作為前提設計的。

只要選擇範本，稍微調整一下，就能立即投入使用，因此非常適合「想先試試看」的情況。
Slack 原本偏向溝通工具，沒想到它也擴展到了這類管理功能，讓我相當驚訝。
老實說，它與 Backlog、Notion、Asana 的功能有不少重疊，但由於能在 Slack 內完成作業，對 Slack 使用者來說應該非常便利。

個人推薦的重點

以下列出我覺得使用後特別方便的功能。

Slack 範本各項功能的推薦重點

1. Canvas 可以在 Slack 內整理並分享專案規劃、會議紀錄及類似 Wiki 的資訊。支援即時編輯，讓所有成員都能掌握最新資訊。
   
2. 清單
   可以輕鬆管理任務的進度。能設定截止日期與負責人，目前我把它當作專案的待辦清單使用。在 Slack 內即可完成所有作業，也是一大優點。
3. 工作流程
   可自動化日常任務的功能。若團隊有許多例行性工作，善加運用應能大幅提升效率。

也能建立自訂的 Slack 範本

雖然官方提供了範本，但也可以自行客製化並登錄。
只要為各團隊登錄符合需求的範本，建立新專案時只要選擇 Slack 範本，就能完成初始設定，熟悉之後便能更順暢地推動工作。

Slack 範本的優點

• 解決了訊息欄被留言淹沒、難以找到相關討論串的問題。
• 可依任務分別管理專案，一眼就能掌握整體進度。
• 對於不需要 Backlog 這類進階管理工具的專案，使用清單進行管理已經綽綽有餘。
• 由於可以輕鬆變更負責人，管理起來非常方便。

Slack 範本的缺點

• 若未瀏覽清單，就不會收到通知（僅加入頻道並不會發送通知）。
• 不易注意到通知。
• 由於留言是在討論串內管理，即使有新留言，側邊欄的頻道也不會變為啟用狀態。
• 討論串內的留言會以新訊息的形式更新，但頻道本身不會變為啟用狀態，因此有容易漏看的風險。
• 當討論串增多時，專案容易被淹沒，能見度也可能降低。

來實際試用休假申請表單吧！

本文將介紹如何使用 Slack 的「休假申請表單」範本，建立休假申請流程。
範本看起來很方便，但該怎麼使用呢？或許有些讀者會有這樣的疑問。

別擔心！操作非常簡單。我會一步一步仔細解說，我們一起完成吧！

步驟 1：將範本新增至頻道

首先，我們從將範本新增至現有的 Slack 頻道開始。
請依照以下步驟進行設定吧！

1. 進入頻道

開啟頻道後，畫面上方會排列著數個分頁，請點擊分頁右側的「＋」符號。

2. 選擇範本

從顯示的選單中選擇「試用範本」，接著點擊「查看其他範本」，即會顯示彈出視窗（對話框）。選擇「顯示所有範本」，即可列出先前隱藏的所有範本！

3. 選擇「休假申請流程」

請從清單中選擇「顯示所有範本」。

請從清單中選擇「休假申請流程」。

右側會顯示示範畫面，讓您確認此範本包含哪些內容。
此範本包含以下 4 個項目：

• Canvas：記錄「申請流程」的詳細說明

• 清單：在「休假申請追蹤器」中管理進度

• 工作流程：
  • 「休假申請表單」
  • 「項目狀態通知」

這是一組相當方便的架構，結合了 Canvas、清單與工作流程！

4. 將範本加入頻道

點擊「下一步」進入確認畫面。最後點擊「加入頻道」按鈕，範本即會套用至頻道。

此作業約需 30 秒至 1 分鐘即可完成！

5. 查看新增完成訊息
   

   範本新增至頻道後，Slack 會傳送訊息給您。請點擊此連結繼續操作！

步驟 2：啟動休假申請表單

接下來，我們實際使用「休假申請表單」試試看！有兩種方法：

這次我們來試試從 Canvas 啟動工作流程吧！

1. 在 Canvas 中選擇工作流程

   點擊 Canvas 中的「休假申請表單」工作流程。

2. 選擇頻道

   啟動工作流程後，會顯示選擇申請頻道的畫面。此處以範例選擇「pj-slack_template_demo」。

3. 填寫申請內容

   表單會隨即開啟，請填寫必要事項:

   • 申請類型(例:特休、病假等)
   • 開始日與結束日
   • 核准負責人姓名
   • 備註欄(視需要補充其他資訊)

   下拉選單會顯示補充說明，方便您理解選項內容!

4. 送出表單

   填寫完必要事項後，點選「送出」。休假申請即會進入核准流程。

步驟 3：審核流程說明

送出表單後，頻道中會張貼如下的訊息：

「担当者」さん、こんにちは。
「申請者」さんが新しい休暇の <https://liberogic.slack.com/lists/＊＊＊＊＊/> を提出しました。以下を確認してください。

點擊此訊息中的連結，即可核准申請。

整個流程都在 Slack 內完成，不需要另外寄信或使用其他工具！

步驟 4：使用清單管理進度

提交的項目會自動儲存到清單中。
審核者變更狀態後，「已核准」或「未核准」等狀況會即時與所有成員共享。

團隊成員能一眼看出誰在何時休假，這樣也能成為溝通的契機，讓休假期間的支援安排更容易規劃！

總結：善用 Slack 範本，提升工作效率！

本次介紹的「休假申請表單」結合了 Canvas、清單與工作流程，是一個功能強大的範本。
導入簡單，而且所有操作都能在 Slack 內完成，這正是它的一大優勢。歡迎您也在團隊中試試看！

雖然目前清單尚未提供封存功能，在功能數量上也不如 Backlog 或 Asana 等專案管理工具豐富，但我認為可以先從本次的「休假申請表單」這類小而實用的功能開始建立，並在實際使用中逐步改善。