Une DX simple et accessible à partir d'un modèle Slack

Bonjour, c'est Hashi.
Aujourd'hui, j'ai testé la nouvelle fonctionnalité « Modèles » ajoutée à Slack et je partage mon avis ainsi que quelques idées d'utilisation. Quand on pense à Slack, on l'associe surtout au partage de messages et de fichiers. Pour être honnête, ma première réaction a été : « Des modèles ? C'est quoi, ça ? »
Pourtant, après l'avoir essayé, j'y ai vu un potentiel bien plus grand que prévu. Si cela vous intéresse, n'hésitez pas à vous en inspirer.

Qu'est-ce qu'un modèle Slack ?

La nouvelle fonctionnalité de Slack, arrivée récemment.
Voyons d'abord ce qu'est exactement un « modèle Slack ».

Selon le site officiel, il s'agit de « la configuration initiale permettant de regrouper Canvas, listes et workflows dans un seul canal afin de faire avancer le travail efficacement » . Cette description reste assez floue, mais en résumé, c'est un moyen simple de mettre en place la base d'un projet ou d'une gestion de tâches. Au lancement d'un nouveau projet, on peut configurer en une fois la liste de tâches nécessaire, les notes de partage d'informations et les workflows de suivi d'avancement.

Pour ceux qui personnalisaient jusqu'ici leurs canaux depuis zéro, c'est une fonctionnalité qui fait gagner beaucoup de temps.

Mon avis honnête sur l'utilisation des modèles Slack

Au premier abord, je me demandais si c'était vraiment utile au travail, mais dès que j'ai commencé à m'en servir, j'ai pu utiliser les modèles de façon intuitive.
Il existe de nombreux modèles officiels, comme le « kit de démarrage de projet » ou le « suivi des retours », conçus pour un usage en équipe.

Il suffit de choisir un modèle et de le personnaliser légèrement pour qu'il soit prêt à l'emploi, ce qui le rend idéal pour « essayer simplement une première fois ».
Slack est plutôt un outil de communication, j'ai donc été surpris de voir qu'il étend désormais ses fonctionnalités à la gestion de projet.
Il est vrai que bon nombre de fonctions recoupent celles de Backlog, Notion ou Asana, mais comme tout se fait au sein de Slack, cela reste très pratique pour les utilisateurs de Slack.

Mes points forts personnels

Voici les points que j'ai particulièrement appréciés après l'avoir utilisé.

Les points forts des différentes fonctionnalités des modèles Slack

1. Canvas
   permet d'organiser et de partager dans Slack des informations telles que la planification de projets, les comptes rendus de réunion ou encore une base de connaissances de type wiki. L'édition en temps réel permet à chacun d'avoir accès aux informations les plus récentes, ce qui est très pratique.
2. Listes
   permettent de suivre facilement l'avancement des tâches. Il est possible de définir des échéances et des responsables, ce qui en fait une liste de tâches pratique pour les projets. Un autre atout majeur est que tout se passe directement dans Slack.
3. Workflows
   fonctionnalité permettant d'automatiser les tâches courantes. Pour les équipes qui ont beaucoup de travail récurrent, son utilisation devrait permettre de gagner considérablement en efficacité.

Création de modèles Slack personnalisés

Des modèles officiels sont proposés, mais il est également possible de créer et d'enregistrer ses propres modèles personnalisés.
En enregistrant des modèles adaptés à chaque équipe, il suffit de sélectionner un modèle Slack lors du lancement d'un nouveau projet pour terminer la configuration initiale. Une fois habitué, cela permet de faire avancer le travail de façon fluide.

Avantages des modèles Slack

• Résout le problème des fils de discussion noyés sous les commentaires, qui rendent difficile la recherche du fil concerné.
• Gestion des projets par tâche, permettant d'avoir un aperçu global de l'avancement d'un coup d'œil.
• Pour les projets qui n'ont pas besoin d'un outil de gestion avancé comme Backlog, une gestion par liste est tout à fait suffisante.
• Comme il est facile de changer de responsable, la gestion est très simple.

Inconvénients des modèles Slack

• Les notifications ne sont pas reçues si vous ne consultez pas la liste (le simple fait de rejoindre un canal ne déclenche pas de notification).
• Les notifications sont faciles à manquer.
• Les commentaires étant gérés dans les fils de discussion, le canal correspondant dans la barre latérale n'est pas mis en évidence lorsqu'un nouveau commentaire arrive.
• Les nouveaux commentaires apparaissent comme mis à jour dans le fil, mais le canal lui-même n'est pas mis en évidence, ce qui augmente le risque de les manquer.
• Lorsque le nombre de fils de discussion augmente, les projets peuvent facilement passer inaperçus et leur visibilité peut diminuer.

Essayons le formulaire de demande de congés !

Nous vous présentons ici comment créer un circuit de demande de congés à l'aide du modèle « Formulaire de demande de congés » de Slack.
Vous vous demandez peut-être comment utiliser ce modèle, qui semble pratique ?

Pas d'inquiétude ! C'est très simple. Je vais vous expliquer chaque étape en détail, alors avançons ensemble !

Étape 1 : Ajouter le modèle au canal

Commençons par ajouter le modèle à un canal Slack existant.
Configurons-le en suivant les étapes ci-dessous !

1. Accéder au canal

Une fois le canal ouvert, vous verrez une rangée d'onglets en haut de l'écran. Cliquez sur le signe « + » à droite des onglets.

2. Sélectionner un modèle

Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez « Essayer un modèle », puis cliquez sur « Voir d'autres modèles ». Une fenêtre modale (fenêtre contextuelle) s'ouvre. Sélectionnez « Afficher tous les modèles » : les modèles masqués s'affichent alors dans la liste !

3. Sélectionner « Processus de demande de congés »

Dans la liste, sélectionnez « Afficher tous les modèles ».

Dans la liste, sélectionnez « Processus de demande de congés ».

Une maquette s'affiche à droite, vous permettant de voir le contenu du modèle.
Ce modèle comprend les quatre éléments suivants :

• Canvas : détaille les « étapes de la demande »

• Liste : permet de suivre l'avancement dans le « suivi des demandes de congé »

• Workflow :
  • « Formulaire de demande de congé »
  • « Notification de statut d'élément »

Une configuration vraiment pratique, avec Canvas, Liste et Workflow combinés !

4. Ajouter le modèle au canal

Cliquez sur « Suivant » pour accéder à l'écran de confirmation. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter au canal » : le modèle sera appliqué au canal.

Cette opération prend environ 30 secondes à 1 minute !

5. Vérifier le message de confirmation d'ajout
   

   Une fois le modèle ajouté au canal, Slack vous enverra un message. Cliquez sur ce lien pour poursuivre la configuration !

Étape 2 : Lancer le formulaire de demande de congés

Passons maintenant à l'utilisation du « formulaire de demande de congés ». Il existe deux méthodes :

Cette fois, essayons de lancer le workflow depuis Canvas !

1. Sélectionner le workflow dans Canvas

   Cliquez sur le workflow « formulaire de demande de congés » présent dans Canvas.

2. Sélectionner le canal

   Une fois le workflow lancé, un écran s'affiche pour sélectionner le canal de destination de la demande. Dans cet exemple, sélectionnez « pj-slack_template_demo ».

3. Saisir le contenu de la demande

   Un formulaire s'affiche. Renseignez les informations requises :

   • Type de demande (par ex. congé payé, arrêt maladie, etc.)
   • Date de début et date de fin
   • Nom du responsable de l'approbation
   • Remarques (ajoutez des informations complémentaires si nécessaire)

   Les menus déroulants affichent des explications complémentaires pour vous guider !

4. Envoyer le formulaire

   Une fois les informations requises saisies, cliquez sur « Envoyer ». Votre demande de congé est alors transmise au circuit d'approbation.

Étape 3 : flux d'approbation

Une fois le formulaire envoyé, un message semblable au suivant est publié dans le canal :

「担当者」さん、こんにちは。
「申請者」さんが新しい休暇の <https://liberogic.slack.com/lists/＊＊＊＊＊/> を提出しました。以下を確認してください。

Cliquez sur le lien dans ce message pour approuver la demande.

Tout se passe dans Slack, inutile de passer par un e-mail ou un autre outil !

Étape 4 : suivre la progression dans une liste

Les éléments soumis sont automatiquement enregistrés dans une liste.
Lorsque l'approbateur modifie le statut, les états « Approuvé » ou « Non approuvé » sont partagés avec toute l'équipe.

Il devient facile de voir d'un coup d'œil qui est absent et quand, pour toute l'équipe. Cela favorise aussi les échanges et facilite l'organisation de la couverture pendant les congés !

En résumé : gagnez en efficacité avec les modèles Slack !

Le « formulaire de demande de congés » présenté ici est un modèle puissant qui combine Canvas, listes et workflows.
Il est simple à mettre en place et tout se passe dans Slack, ce qui constitue son principal atout. N'hésitez pas à l'essayer dans votre équipe !

Certes, il ne dispose pas encore de fonction d'archivage des listes et n'est pas aussi complet que des outils de gestion de tâches comme Backlog ou Asana. Je pense toutefois qu'il est préférable de commencer par de petites fonctionnalités pratiques, comme ce formulaire de demande de congés, puis d'avancer en les utilisant au quotidien.