Transformación digital sencilla con una plantilla de Slack

¡Hola, soy Hasshi!
En esta ocasión probé la nueva "función de plantillas" añadida recientemente a Slack, así que comparto mis impresiones y algunas ideas de uso. Para mí, Slack era principalmente una herramienta para compartir mensajes y archivos, así que, sinceramente, mi primera impresión fue "¿Plantillas? ¿Y eso qué es?".
Pero al probarla, percibí más potencial del que esperaba, así que si te interesa, ¡échale un vistazo!

¿Qué son las plantillas de Slack?

La nueva función de Slack que apareció de repente hace poco.
Primero, resumamos qué son exactamente las "plantillas de Slack".

El sitio oficial las describe como "la configuración inicial que reúne lienzos, listas y flujos de trabajo en un solo canal para avanzar en el trabajo de forma eficiente" . Esta explicación aún puede resultar poco clara, pero en términos generales, es un mecanismo que facilita crear la base para la gestión de proyectos y tareas. Al iniciar un nuevo proyecto, puedes configurar de una sola vez las listas de tareas pendientes, las notas para compartir información y los flujos de trabajo para el seguimiento del progreso que necesites.

Para quienes solían personalizar canales desde cero, es una función que ahorra mucho tiempo.

Mis impresiones sinceras sobre el uso de las plantillas de Slack

Al principio tenía dudas y pensé que quizá no era muy útil para el trabajo, pero al empezar a usarla pude utilizar las plantillas de forma intuitiva.
Hay muchos tipos de plantillas oficiales, como "kit de inicio de proyecto" o "seguimiento de comentarios", pensadas para su uso en equipo.

Basta con elegir una plantilla y hacer un pequeño ajuste para tenerla lista para usar, lo que la hace ideal para quien simplemente quiere probar algo.
Slack es más bien una herramienta de comunicación, así que me sorprendió que también haya ampliado sus funciones de gestión.
Para ser honesto, muchas de sus funciones se solapan con Backlog, Notion y Asana, pero como todo se puede hacer dentro de Slack, creo que resulta muy práctica para los usuarios de Slack.

Puntos destacados para mí

Estas son las funciones que me resultaron especialmente útiles al usarla.

Puntos destacados de las distintas funciones de las plantillas de Slack

1. Canvas
   Permite organizar y compartir dentro de Slack información como la planificación de proyectos, las actas de reuniones y contenidos tipo wiki. Se puede editar en tiempo real, así que todo el equipo siempre tiene la información más actualizada, lo cual es una gran ventaja.
2. Listas
   Permite gestionar fácilmente el avance de las tareas. Como se pueden asignar fechas límite y responsables, la estoy usando como lista de tareas pendientes del proyecto. Que todo se complete dentro de Slack también es un punto muy importante.
3. Flujos de trabajo
   Función que automatiza tareas cotidianas. En equipos con muchas tareas rutinarias, usarla parece que puede aumentar bastante la eficiencia.

También se pueden crear plantillas propias de Slack

Además de las plantillas oficiales, también es posible registrar plantillas personalizadas.
Si registras una plantilla adaptada a cada equipo, al iniciar un nuevo proyecto solo tendrás que seleccionarla para completar la configuración inicial. Una vez que te acostumbres, podrás avanzar con el trabajo de forma mucho más fluida.

Ventajas de las plantillas de Slack

• Resuelve el problema de que los comentarios saturan el campo de mensajes y dificultan encontrar el hilo correspondiente.
• Permite gestionar los proyectos por tarea y ver de un vistazo el estado general del avance.
• Para proyectos que no requieren una herramienta de gestión avanzada como Backlog, la gestión mediante listas es suficientemente adecuada.
• Como es fácil cambiar la persona responsable, la gestión resulta muy sencilla.

Desventajas de las plantillas de Slack

• No se reciben notificaciones si no se consulta la lista (simplemente estar unido al canal no genera notificaciones).
• Las notificaciones pueden pasar desapercibidas.
• Como los comentarios se gestionan dentro de los hilos, el canal de la barra lateral no se marca como activo aunque haya nuevos comentarios.
• Aunque dentro del hilo los comentarios aparecen como nuevos, el canal en sí no se marca como activo, por lo que existe un alto riesgo de pasarlos por alto.
• Cuando hay muchos hilos, los proyectos pueden quedar enterrados y su visibilidad disminuir.

¡Probemos el formulario de solicitud de vacaciones!

Le presentamos cómo crear un flujo de solicitud de vacaciones usando la plantilla «Formulario de solicitud de vacaciones» de Slack.
Quizás piense que las plantillas parecen útiles, pero ¿cómo se usan?

No te preocupes, ¡es muy sencillo! Te explicaré cada paso con detalle, así que avancemos juntos.

Paso 1: Añadir la plantilla al canal

Comenzaremos añadiendo la plantilla a un canal de Slack existente.
Sigue estos pasos para configurarla.

1. Entrar al canal

Al abrir el canal, verás una serie de pestañas en la parte superior de la pantalla. Haz clic en el signo "+" situado a la derecha de las pestañas.

2. Seleccionar una plantilla

En el menú que aparece, selecciona "Probar plantillas" y haz clic en "Ver más plantillas". Se abrirá una ventana emergente (modal); elige "Mostrar todas las plantillas" y verás en una lista las plantillas que estaban ocultas.

3. Selecciona "Proceso de solicitud de vacaciones"

En la lista, selecciona "Mostrar todas las plantillas".

En la lista, selecciona "Proceso de solicitud de vacaciones".

Se muestra una pantalla de demostración a la derecha, donde puede ver qué incluye la plantilla.
Esta plantilla incluye los siguientes 4 elementos:

• Canvas: detalla los "Pasos de la solicitud"

• Lista: gestiona el progreso en "Rastreador de solicitudes de vacaciones"

• Flujo de trabajo:
  • "Formulario de solicitud de vacaciones"
  • "Notificación de estado del elemento"

¡Una estructura muy práctica, con Canvas, lista y flujo de trabajo combinados!

4. Agregar la plantilla al canal

Haga clic en "Siguiente" para pasar a la pantalla de confirmación. Por último, haga clic en el botón "Agregar al canal" y la plantilla se aplicará al canal.

¡Esta tarea se completa en unos 30 segundos a 1 minuto!

5. Revisar el mensaje de confirmación de la adición
   

   Cuando la plantilla se añada al canal, Slack te enviará un mensaje. ¡Haz clic en este enlace para continuar!

Paso 2: Iniciar el formulario de solicitud de vacaciones

A continuación, vamos a usar el "formulario de solicitud de vacaciones". Hay dos formas de hacerlo:

En esta ocasión, iniciemos el flujo de trabajo desde Canvas.

1. Seleccionar el flujo de trabajo en Canvas

   Haz clic en el flujo de trabajo "formulario de solicitud de vacaciones" que aparece en Canvas.

2. Seleccionar el canal

   Al iniciar el flujo de trabajo, se muestra una pantalla para seleccionar el canal de solicitud. Aquí, como ejemplo, seleccionaremos "pj-slack_template_demo".

3. Introducir el contenido de la solicitud

   Se abrirá un formulario. Complete la información necesaria:

   • Tipo de solicitud (por ejemplo, vacaciones pagadas, baja por enfermedad, etc.)
   • Fecha de inicio y fecha de fin
   • Nombre de la persona que aprueba
   • Campo de observaciones (agregue información adicional si es necesario)

   Los menús desplegables muestran una breve explicación, así que resultan fáciles de entender.

4. Enviar formulario

   Una vez completados los datos necesarios, haga clic en "Enviar". Así, la solicitud de vacaciones pasará al flujo de aprobación.

Paso 3: Flujo del proceso de aprobación

Al enviar el formulario, se publicará un mensaje como el siguiente en el canal:

「担当者」さん、こんにちは。
「申請者」さんが新しい休暇の <https://liberogic.slack.com/lists/＊＊＊＊＊/> を提出しました。以下を確認してください。

Haz clic en el enlace de este mensaje para aprobar la solicitud.

Todo se completa dentro de Slack, así que no necesitas usar correo electrónico ni otra herramienta.

Paso 4: Gestiona el progreso con una lista

Los elementos enviados se guardan automáticamente en una lista.
Cuando el aprobador cambia el estado, situaciones como "Aprobado" o "Pendiente" se comparten con todo el equipo.

Todo el equipo puede ver de un vistazo quién se toma vacaciones y cuándo. Además, facilita la comunicación y hace más sencillo organizar el apoyo durante las ausencias.

Resumen: ¡Optimiza tu trabajo con las plantillas de Slack!

El "Formulario de solicitud de vacaciones" que presentamos hoy es una plantilla potente que combina Canvas, listas y flujos de trabajo.
Su gran atractivo es que es fácil de implementar y todo se completa dentro de Slack. ¡Te animamos a probarlo en tu equipo!

Eso sí, actualmente las listas no cuentan con función de archivo y no son tan completas como herramientas de gestión de tareas como Backlog o Asana. Sin embargo, creemos que lo mejor es empezar con funciones útiles y sencillas, como este "Formulario de solicitud de vacaciones", y avanzar a medida que se usan y se mejoran.