Grootschalig SNS-beheersysteem "TOYOTA Social Hub", gerealiseerd met prototypegedreven ontwikkeling
"TOYOTA Social Hub" is een webapplicatie die het beheer van de officiële SNS-, pr- en e-mailnieuwsbriefactiviteiten van Toyota centraliseert. Het ondersteunt meerdere afdelingen, het bureau dat de operatie coördineert en de goedkeurders, van het registreren van projecten, het aanleveren van materiaal en het testen van publicaties tot goedkeuring, controle na publicatie en effectmeting.
Een klein ontwikkelteam verfijnde de applicatie door herhaaldelijk prototypes te maken en deze te toetsen aan de daadwerkelijke werkprocessen. Het doel was een gebruikersinterface waarmee meer dan 200 betrokkenen (stand per 21 augustus 2026) de complexe goedkeuringsstappen en de beperkingen per kanaal zonder verwarring kunnen gebruiken.
Projectoverzicht
Voor dit project, waarvan Toyota Konic Pro Co., Ltd. de projecteigenaar is, verzorgde Liberogic het UI/UX-ontwerp en de systeemontwikkeling.
Het systeem beheert in één omgeving de complexe workflow rond publicaties: van het registreren van projecten en het afstemmen van publicatieschema's tot het aanleveren van materiaal, het testen van publicaties, meerdere goedkeuringsrondes, controle na publicatie en effectmeting en rapportage.
Achtergrond en uitdagingen
In de oude werkwijze werden publicatieverzoeken, controles en goedkeuringen per SNS-, pr- en e-mailnieuwsbriefkanaal afgehandeld via Excel, e-mail of mondelinge afspraken.
Omdat e-mails snel door elkaar liepen tussen medewerkers, het secretariaat en goedkeurders, was de voortgang van projecten moeilijk te overzien en leidden correcties en controles vaak tot veel heen-en-weergestuur.
Bovendien hebben SNS-kanalen elk hun eigen regels voor berichtformaat, tekenlimieten, afbeeldingen, video's en publicatietijden. Het ging daarom niet alleen om het registreren van informatie: er was een systeem nodig dat de voorwaarden per kanaal en de goedkeuringsstatus correct inzichtelijk maakt. Daarom werden meerdere oplossingsrichtingen vergeleken en overwogen, inclusief het gebruik van bestaande SaaS-producten en API-koppelingen met bestaande projectbeheersystemen.
Moderne technische opzet
Voor de frontend gebruiken we Next.js en Cloudflare Workers, en voor de backend, database en authenticatie maken we gebruik van Supabase.
Door beheerde diensten te combineren met serverloze technologie hebben we een opzet gekozen die niet onnodig groot hoeft te worden qua ontwikkel- en beheerorganisatie en die eenvoudig aan te passen is voor toekomstige functies en wijzigingen in de werkwijze.
Prototypegestuurde ontwikkeling door een klein team
Bij bedrijfssystemen zoals TSH kan het, als alle eisen vooraf worden vastgelegd voordat er wordt ontwikkeld, gebeuren dat schermen en handelingen ontstaan die niet aansluiten op de praktijk.
Daarom hebben we gekozen voor een aanpak waarin we werkprocessen in kaart brengen, schermen al vroeg als prototype uitwerken en de ontwikkeling stap voor stap verfijnen met bevestiging en afstemming door de betrokkenen.
In plaats van een grote ontwikkelorganisatie in te richten, hebben we een klein team dat ontwerp, UI en implementatie samen behartigt. Zo blijven besluitvorming en verbeteringscycli kort.
In plaats van bestaande werkprocessen één-op-één op het scherm na te bootsen,
- Welke project vraagt nu mijn aandacht
- Welke stap moet ik hierna zetten
- wiens goedkeuring wordt er nog gewacht
- welke kanalen klaar zijn
Het ontwerp is erop gericht dat gebruikers dit in één oogopslag kunnen zien.
Meerdere rollen en kanalen beheren in één UI
In TSH werkt een groep gebruikers met verschillende rollen in hetzelfde systeem, zoals aanvragers van berichten, externe bureaus, operationele teams en hoofdredacteuren.
Elke rol heeft andere informatie nodig en andere bevoegdheden, daarom is het ontwerp zo opgezet dat de weergave en de beschikbare acties per rol verschillen.
Daarnaast worden kanalen zoals X, Facebook, Instagram, TikTok, LINE, PR en de nieuwsbrief in één overzicht beheerd, met ondersteuning voor de specifieke invoervelden en beperkingen van elk kanaal.
Per project wordt de voortgang
materiaal aanleveren → testopmaak → goedkeuring operationeel team → goedkeuring aanvrager → goedkeuring hoofdredacteur → dubbele controle → publicatie → controle na publicatie → rapportage invoeren
zichtbaar gemaakt, zodat per kanaal duidelijk is welke werkzaamheden af zijn en welke nog openstaan.
Flexibele goedkeuring en vervanging, afgestemd op de werkwijze op locatie
Een van de kenmerken van TSH is de goedkeuringsworkflow met voorlopig materiaal.
Ook voordat het definitieve materiaal klaar is, kunnen controle en goedkeuring al worden uitgevoerd met voorlopig materiaal. Nadat het definitieve materiaal is opgeleverd en het vervangen is, blijft de eerder verkregen goedkeuringsstatus behouden, zodat productie en goedkeuring tegelijk kunnen verlopen.
In gangbare workflowsystemen moet na een vervanging na goedkeuring soms opnieuw een aanvraag worden ingediend. TSH is ontworpen met de veranderingen en vervangingen die in de dagelijkse praktijk van social media optreden als uitgangspunt, zodat updates flexibel kunnen worden doorgevoerd met behoud van de geschiedenis.
Zichtbaarheid van de voortgang en meldingen
Op het dashboard en in het projectdetailscherm wordt de voortgang per project en per kanaal weergegeven.
Elke stap, zoals het aanleveren van materiaal, testuploads, goedkeuring, dubbele controle, controle na publicatie en het invoeren van rapportages, wordt zichtbaar gemaakt, zodat in één oogopslag duidelijk is hoe ver het project is gevorderd.
Wanneer de invoer de richtlijnen van een kanaal overschrijdt of wanneer er een vergeten stap is, wordt dit via het scherm en per e-mail gemeld.
Hierdoor
- De status van uw projecten controleren
- Voorkomt het over het hoofd zien van aanleveringen en goedkeuringen
- Vermindert herwerk door controles en retouren
- Vermindert misverstanden tussen betrokken partijen
ondersteunen wij.
Van publicatie tot meting van resultaten, alles op één plek
Na publicatie kunt u de resultaten van uw SNS-, PR- en e-mailnieuwsbriefcampagnes allemaal in TSH bekijken.
Per SNS-kanaal kunt u bereik, impressies en betrokkenheid bekijken in overzichts- en detailweergaven. U kunt filteren op projectnaam, publicatiedatum, verantwoordelijke en categorie, en exporteren naar CSV.
In de rapportdetailweergave ziet u een voorbeeld van de publicatie en de resultaten naast elkaar, zodat u de uitkomsten kunt gebruiken bij de planning en keuzes voor uw volgende publicaties.
Resultaten
Een bedrijfsplatform dat door meer dan 200 gebruikers wordt gebruikt
Na de lancering wordt het systeem gebruikt door meer dan 200 betrokkenen, waaronder verschillende afdelingen en het operationele secretariaat (stand per 21 augustus 2026).
Gebruikers met verschillende rollen en verantwoordelijkheden delen de voortgang van projecten in hetzelfde systeem. Hierdoor is informatie en communicatie die voorheen verspreid was, samengebracht in één bedrijfssysteem.
De schermopbouw, die aansluit op de feitelijke operationele processen, en de UI die het eenvoudig maakt om taken te overzien, worden ook positief beoordeeld door de operationele medewerkers.
Dank aan de contactpersonen van Toyota Konic Pro Co., Ltd., die het hele project hebben aangestuurd en actief praktijkervaring en feedback uit het veld hebben gedeeld. Dit is in de ontwikkeling verwerkt, waardoor het project kon worden uitgevoerd.
Daarnaast stonden zij open voor innovatieve initiatieven en nieuwe technologieën en ontwikkelmethoden, waardoor het ontwikkelteam ruimte kreeg om flexibel te experimenteren. Wij zijn van mening dat deze nauwe samenwerking en de voortdurende afstemming het huidige gebruiksvriendelijke systeem en de soepele operationele werking mogelijk hebben gemaakt.