Hallo, hier ist Hasshi.
Ich habe die neue „Vorlagen“-Funktion von Slack ausprobiert und möchte meine Eindrücke und Ideen zur Nutzung teilen. Apropos Slack: Ich dachte, es ginge hauptsächlich um den Austausch von Nachrichten und Dateien, also war meine erste Reaktion: „Vorlagen? Was ist das?“
Als ich es jedoch ausprobierte, hatte ich das Gefühl, dass es mehr Potenzial hatte, als ich mir vorgestellt hatte. Wenn Sie also interessiert sind, empfehle ich Ihnen dringend, es auszuprobieren.
Was sind Slack-Vorlagen?
Neulich ist plötzlich eine neue Funktion für Slack aufgetaucht.
Lassen Sie uns zunächst zusammenfassen, was eine „Slack-Vorlage“ ist.
Auf der offiziellen Website„Ersteinrichtung, um Canvas, Listen und Workflow in einem Kanal zusammenzuführen, damit die Arbeit effizient erledigt werden kann.“Diese Erklärung allein ist vielleicht nicht ganz klar, aber grob gesagt handelt es sich um ein System, mit dem Sie ganz einfach die Grundlage für Projekt- und Aufgabenmanagement schaffen können. Wenn Sie ein neues Projekt starten, können Sie alle notwendigen Aufgabenlisten, Notizen zum Informationsaustausch und Workflows für das Fortschrittsmanagement auf einmal einrichten.
Dies ist eine Funktion, die denjenigen viel Zeit spart, die ihre Kanäle bisher von Grund auf anpassen mussten.
Meine ehrlichen Eindrücke nach der Verwendung der Slack-Vorlage
Als ich es zum ersten Mal benutzte, war ich skeptisch und dachte: „Vielleicht ist es nicht ganz für den geschäftlichen Einsatz geeignet?“, aber als ich dann tatsächlich anfing, es zu benutzen, konnte ich die Vorlagen intuitiv verwenden.
Es gibt verschiedene Arten offizieller Vorlagen, wie beispielsweise das „Project Starter Kit“ und den „Feedback Tracker“, die für die Verwendung durch Teams konzipiert sind.
Wählen Sie einfach eine Vorlage aus, passen Sie sie ein wenig an und schon kann es losgehen.Perfekt, wenn Sie es einfach mal ausprobieren möchtenIst.
Ich war überrascht zu sehen, dass Slack, das in erster Linie ein Kommunikationstool ist, um solche Verwaltungsfunktionen erweitert wurde.
Ehrlich gesagt gibt es viele Funktionen, die sich mit Backlog, Notion und Asana überschneiden, aber ich denke, es ist sehr praktisch für Slack-Benutzer, weil alles innerhalb von Slack erledigt werden kann.
Persönliche empfohlene Punkte
Hier sind einige der Dinge, die ich nach der Verwendung besonders nützlich fand.
Empfohlene Funktionen von Slack-Vorlagen
- Canvas
Sie können Informationen wie Projektpläne, Besprechungsprotokolle und Wikis in Slack organisieren und teilen. Die Bearbeitung ist in Echtzeit möglich, sodass jeder über die neuesten Informationen informiert bleibt. - Liste
Sie können den Fortschritt von Aufgaben einfach verwalten. Sie können Fälligkeitstermine festlegen und Personen Aufgaben zuweisen. Ich verwende es daher als To-Do-Liste für Projekte. Ein weiterer Vorteil ist, dass alles direkt in Slack erledigt werden kann. - Workflow
Eine Funktion, mit der Sie Routineaufgaben automatisieren können. Für Teams mit viel Routinearbeit wird die Nutzung dieser Funktion wahrscheinlich die Effizienz erheblich steigern.
Sie können auch Ihre eigenen Slack-Vorlagen erstellen.
Es stehen offizielle Vorlagen zur Verfügung, Sie können jedoch auch Ihre eigenen benutzerdefinierten Vorlagen registrieren.
Wenn Sie auf jedes Team zugeschnittene Vorlagen registrieren, können Sie beim Starten eines neuen Projekts die Ersteinrichtung einfach durch Auswahl der Slack-Vorlage abschließen und sobald Sie sich damit vertraut gemacht haben, können Sie reibungslos arbeiten.
Vorteile von Slack-Vorlagen
- Ein Problem wurde behoben, bei dem das Nachrichtenfeld mit Kommentaren gefüllt war, wodurch es schwierig wurde, den relevanten Thread zu finden.
- Sie können Projekte nach Aufgaben verwalten und den Gesamtfortschritt auf einen Blick erkennen.
- Bei Projekten, die nicht so groß sind, dass ein erweitertes Verwaltungstool wie Backlog erforderlich wäre, reicht die Verwaltung mithilfe von Listen aus.
- Der Wechsel der verantwortlichen Person ist problemlos möglich, was die Verwaltung sehr vereinfacht.
Nachteile von Slack-Vorlagen
- Sie erhalten keine Benachrichtigungen, es sei denn, Sie sehen sich die Liste an (der einfache Beitritt zum Kanal führt nicht dazu).
- Es ist schwierig, Benachrichtigungen zu bemerken.
- Kommentare werden in Threads verwaltet, daher sind Kanäle in der Seitenleiste nicht aktiv, selbst wenn neue Kommentare vorhanden sind.
- Kommentare werden innerhalb des Threads als neu aktualisiert, der Kanal selbst ist jedoch nicht aktiv, sodass ein hohes Risiko besteht, dass sie übersehen werden.
- Wenn es zu viele Threads gibt, kann das Problem untergehen und weniger sichtbar werden.
Versuchen wir es mit dem Urlaubsantragsformular!
Wir zeigen Ihnen, wie Sie mithilfe der Slack-Vorlage „Formular für Urlaubsanträge“ einen Ablauf für Urlaubsanträge erstellen.
Vorlagen scheinen nützlich zu sein, aber manche Leute fragen sich vielleicht, wie man sie verwendet.
Aber keine Sorge! Es ist ganz einfach. Ich erkläre jeden Schritt sorgfältig, also lasst es uns gemeinsam durchgehen!
Schritt 1: Fügen Sie Ihrem Kanal eine Vorlage hinzu
Beginnen Sie, indem Sie einem vorhandenen Slack-Kanal eine Vorlage hinzufügen.
Lassen Sie es uns mit den folgenden Schritten einrichten!
- Treten Sie dem Kanal bei
Wenn Sie einen Kanal öffnen, wird oben auf dem Bildschirm eine Reihe von Registerkarten angezeigt. Klicken Sie auf das „+“-Zeichen rechts neben der Registerkarte.
- Wählen Sie eine Vorlage aus
Wählen Sie im angezeigten Menü „Vorlage ausprobieren“ und klicken Sie dann auf „Weitere Vorlagen anzeigen“. Ein Popup-Fenster wird angezeigt. Wählen Sie „Alle Vorlagen anzeigen“ aus, um eine Liste der ausgeblendeten Vorlagen anzuzeigen.
- Wählen Sie „Urlaubsantrag bearbeiten“
Wählen Sie „Alle Vorlagen anzeigen“ aus der Liste.
Wählen Sie „Urlaubsanträge verarbeiten“ aus der Liste aus.
Auf der rechten Seite wird ein Demobildschirm angezeigt, auf dem Sie sehen können, welche Vorlagen enthalten sind.
Diese Vorlage enthält vier Elemente:
- Canvas: Geben Sie Details zum „Antragsverfahren“ an
- ListeVerwalten Sie Ihren Fortschritt mit dem „Time Off Request Tracker“
- Workflow：
- Urlaubsantragsformular
- "Artikelstatusbenachrichtigung"
Canvas + Liste + WorkflowEs ist ein sehr praktisches Set!
- Eine Vorlage zu einem Kanal hinzufügen
Klicken Sie auf „Weiter“, um zum Bestätigungsbildschirm zu gelangen. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Zum Kanal hinzufügen“, um die Vorlage auf Ihren Kanal anzuwenden.
Dieser Vorgang dauert etwa 30 Sekunden bis eine Minute!
- Bestätigen Sie die Meldung zum Abschluss des Hinzufügens
Sie erhalten eine Nachricht von Slack, sobald die Vorlage zu Ihrem Kanal hinzugefügt wurde. Klicken Sie auf den Link, um loszulegen!
Schritt 2: Starten Sie das Urlaubsantragsformular
Als nächstes nutzen wir das Urlaubsantragsformular! Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
Diesmal,Starten Sie einen Workflow von Canvas ausLass es uns versuchen!
- Auswählen eines Workflows in Canvas
Klicken Sie in Canvas auf den Workflow „Urlaubsantragsformular“.
- Wählen Sie einen Kanal
Wenn Sie den Workflow starten, wird ein Bildschirm angezeigt, auf dem Sie den Kanal auswählen können, auf den Sie sich bewerben möchten. Wählen Sie hier als Beispiel „pj-slack_template_demo“ aus.
- Geben Sie Ihre Bewerbungsdaten ein
Es erscheint ein Formular. Füllen Sie es aus:
- Anfragetyp(z. B. bezahlter Urlaub, Krankenurlaub usw.)
- Start- und Enddatum
- Name des Genehmigers
- Hinweise(Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen ein)
Ergänzende Erklärungen werden im Dropdown-Menü angezeigt und sind somit leicht verständlich!
- Senden Sie das Formular
Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf „Senden“. Ihr Urlaubsantrag wird dann in den Genehmigungsprozess weitergeleitet.
Schritt 3: Ablauf des Genehmigungsprozesses
Sobald Sie das Formular absenden, wird eine Nachricht wie diese im Kanal gepostet:
Hallo, „Verantwortliche Person“.
„Antragsteller“ hat einen neuen Urlaubsantrag eingereicht:
Klicken Sie auf den Link in dieser Nachricht, um die Anfrage zu genehmigen.
Alles wird in Slack erledigt, Sie müssen also keine E-Mails oder andere Tools verwenden!
Schritt 4: Verfolgen Sie Ihren Fortschritt mit Listen
Der gewünschte Artikel istListeEs wird automatisch gespeichert unter.
Wenn der Genehmiger den Status ändert, wird der Status, beispielsweise „Genehmigt“ oder „Nicht genehmigt“, allen mitgeteilt.
Jetzt kann das gesamte Team auf einen Blick sehen, wer wann Urlaub nimmt! Dies erleichtert auch die Kommunikation und die Nachverfolgung der Mitarbeiter während ihres Urlaubs!
Zusammenfassung: Optimieren Sie Ihre Arbeit mit Slack-Vorlagen!
Die Vorlage „Urlaubsantragsformular“, die wir dieses Mal vorgestellt haben, ist eine leistungsstarke Vorlage, die Canvas, Listen und Workflows kombiniert.
Die Implementierung ist einfach und die Tatsache, dass alles direkt in Slack erledigt werden kann, ist ein großer Vorteil. Probieren Sie es doch einfach mal mit Ihrem Team aus!
Allerdings verfügt es derzeit nicht über so viele Funktionen wie Issue-Management-Tools wie Backlog oder Asana, da es keine Archivfunktion für Listen bietet. Es kann jedoch eine gute Idee sein, zunächst kleine, praktische Funktionen wie dieses „Urlaubsantragsformular“ zu erstellen und sich dann durchzuarbeiten!
Das UI-Design wird täglich aktualisiert! Ich denke auch darüber nach, wie ich Barrierefreiheit in das LP-Design integrieren kann. Ich habe mich in letzter Zeit nicht mit Markup beschäftigt und überlege: „Sollte ich auch mein JS verbessern?“ Ich liebe Takumi Kitamura!
Hasshi
Webdesigner / Beigetreten 2018 / Kokoro ist noch ein angehender Designer